Cómo funciona OdontoSoft

Primeros pasos

Configura tu clínica en 6 pasos para empezar a operar. Cada paso desbloquea el siguiente.

Flujo clínico

Así se conectan los módulos desde que se agenda una cita hasta que se cobra y se registra en la historia clínica.

flowchart TD
    A([Configurar clínica]) --> B([Registrar odontólogo])
    B --> C([Definir horarios])
    C --> D([Registrar paciente])
    D --> E([Agendar cita])

    E --> CAL[Calendario\nVista mes · semana · día]
    E --> F[Día de la cita]
    F --> G[Marcar estado\nEn proceso · Completada]

    G --> H[Historia clínica\nSignos vitales · Diagnóstico]
    G --> I[Tratamientos de la cita\nExtracción · limpieza · ortodoncia…]

    H --> J[Prescripción\nOpcional]

    I --> K{¿Necesita\nmás sesiones?}
    K -- Sí --> L[Plan de tratamiento\nMulti-sesión]
    L --> E
    K -- No --> M[Emitir boleta o factura\nDetalle por tratamiento]

    M --> N[Registrar pago\nEfectivo · Tarjeta · Yape / Plin]
    N --> O([Atención completada])
    N --> REP[Reportes\nIngresos · Tratamientos · Citas]

    style A fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a
    style B fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a
    style C fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a
    style D fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a
    style E fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a
    style CAL fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed,color:#3b0764
    style O fill:#f0fdf4,stroke:#16a34a,color:#14532d
    style L fill:#fefce8,stroke:#ca8a04,color:#713f12
    style M fill:#f0fdf4,stroke:#16a34a,color:#14532d
    style N fill:#f0fdf4,stroke:#16a34a,color:#14532d
    style REP fill:#fdf4ff,stroke:#a21caf,color:#4a044e
              

Configuración

El punto de partida. Aquí defines los datos de tu clínica (que salen impresos en boletas y facturas), personalizas los formularios y ajustas el sistema a tu país. Solo el Administrador ve este módulo.

Paso a paso · Datos de la clínica

1. 1 Entra a Configuración en el menú lateral y abre la pestaña "Datos de la clínica".
2. 2 Elige tu "País": esto ajusta automáticamente la moneda, el impuesto (IGV / IVA), el formato de fecha y el prefijo telefónico.
3. 3 Completa "Nombre de la clínica *" (obligatorio) y, si los tienes, "RUC (opcional)", "Teléfono", "Dirección" y "Email".
4. 4 Revisa "Moneda", el impuesto "(%)" (entre 0 y 100) y el "Formato de fecha" — vienen precargados según el país, pero puedes ajustarlos.
5. 5 Sube tu "QR de cobro (Yape / Plin)" con "Subir QR" (imagen de hasta 5 MB) para mostrarlo al registrar pagos.
6. 6 Haz clic en "Guardar cambios".

Paso a paso · Campos Dinámicos

Personaliza qué información pides en cada módulo, sin programar nada.

1. 1 En la pestaña "Campos Dinámicos", usa "Seleccionar Módulo" para elegir dónde agregar el campo (Pacientes, Odontólogos, Tratamientos o Historias Clínicas).
2. 2 Haz clic en "Nuevo Campo".
3. 3 Define el "Nombre" y el "Tipo" (Texto, Número, Email, Fecha, Área de texto o Selector de opciones), y ajusta orden, icono y ancho.
4. 4 Marca "Requerido" si el campo debe ser obligatorio.
5. 5 Arrastra los campos para reordenarlos. Si eliminas un campo, los datos ya guardados se conservan.

Odontólogos

Los profesionales que atienden en tu clínica. Cada odontólogo tiene su ficha, su foto y sus horarios de disponibilidad. Necesitas al menos uno para poder agendar citas.

Paso a paso

1. 1 Entra a Odontólogos y haz clic en "Nuevo Odontólogo".
2. 2 Completa "Nombre" (obligatorio) y, si los usas, "Documento", "Teléfono", "Email", "Especialidad" y "Matrícula".
3. 3 Opcional: usa "Subir foto" para agregar su foto (se ajusta a máx. 320 px, hasta 5 MB). Luego podrás "Cambiar foto" o "Quitar".
4. 4 Deja el interruptor "Activo" encendido para que aparezca al agendar citas.
5. 5 Guarda. Desde la fila del odontólogo puedes entrar a "Horarios", "Editar" o "Eliminar".

Horarios

Define en qué días y horas atiende cada odontólogo. El sistema usa estos horarios para validar la disponibilidad al agendar citas.

Paso a paso

1. 1 Entra a "Horarios de Disponibilidad".
2. 2 Primero selecciona el odontólogo cuyos horarios vas a configurar.
3. 3 Haz clic en "Nuevo Horario".
4. 4 En "Días de la Semana" marca los días — tienes los atajos "Lun a Vie", "Todos" y "Ninguno".
5. 5 Elige "Hora Inicio" y "Hora Fin" (en pasos de 15 minutos, de 06:00 a 22:00).
6. 6 Deja "Activo" encendido y guarda.

Usuarios y roles

Invita a tu equipo (recepcionista, otros odontólogos) y asígnale un rol que define qué puede ver y hacer dentro del sistema.

Paso a paso · Invitar a alguien

1. 1 Entra a Usuarios (el módulo aparece cuando eres Administrador).
2. 2 Haz clic en "Invitar usuario".
3. 3 Escribe el "Correo" de la persona y elige su "Rol" (Recepcionista por defecto, Odontólogo o Administrador).
4. 4 Si eliges Odontólogo, completa además la "Ficha de odontólogo" para vincularlo con su perfil profesional.
5. 5 Haz clic en "Enviar invitación".
6. 6 La persona recibe un correo, crea su propia contraseña y entra con el rol que le asignaste.

Pacientes

El corazón de la clínica. Cada paciente concentra su ficha, sus historias clínicas, citas, planes, prescripciones y facturas.

Paso a paso · Registrar un paciente

1. 1 Entra a Pacientes y haz clic en "Nuevo Paciente".
2. 2 Completa el "Nombre" (obligatorio).
3. 3 Ingresa el "Documento de identidad" — el tipo (DNI, CE…) se ajusta según el país de tu clínica.
4. 4 Agrega "Teléfono" (con el prefijo de tu país), "Email" y "Fecha de Nacimiento" si los tienes.
5. 5 Opcional: despliega "Ficha Médica / Anamnesis" para registrar antecedentes, alergias y condiciones.
6. 6 Haz clic en "Guardar" (o "Actualizar" si estás editando).

Tratamientos y costos

Esta es la parte que más dudas genera, así que vamos claro. El costo de cada procedimiento se define una sola vez en tu catálogo de Tratamientos. Después, al atender una cita, eliges el tratamiento y el precio se completa solo. Ese total es el que viaja a la boleta o factura. Tú pones el precio una vez; el sistema hace la cuenta.

Paso a paso · 1) Crea tu catálogo (una vez)

1. 1 Entra a Tratamientos y haz clic en "Nuevo Tratamiento".
2. 2 Completa el "Nombre" (obligatorio) y el "Precio" (obligatorio) — este es el costo base que se usará después.
3. 3 Opcional: agrega "Código", "Descripción" y "Duración (minutos)".
4. 4 Deja "Activo" encendido y haz clic en "Guardar".

Solo los tratamientos "Activos" aparecen para asignarlos en una cita.

Paso a paso · 2) Asigna el tratamiento (y su costo) a la cita

1. 1 Ve a Citas y abre la cita del paciente (o créala con "Nueva Cita").
2. 2 Haz clic en el botón "Tratamientos" de esa cita.
3. 3 En "Agregar tratamiento" abre "Seleccionar tratamiento…" — cada opción muestra su precio.
4. 4 Al elegirlo, el "Precio unitario" se completa solo con el precio del catálogo (puedes cambiarlo solo para esta cita).
5. 5 Indica la "Cantidad" y agrega. Repite si hubo más de un procedimiento.
6. 6 Abajo verás el "Total cita:" con la suma de todo.

Paso a paso · 3) Cobra (el costo pasa a la factura)

1. 1 En Facturación usa "Desde Cita" y elige esa cita.
2. 2 El comprobante jala automáticamente el paciente y cada tratamiento como una línea con su precio.
3. 3 Ajusta "Descuento" e "IGV" si aplica y crea la Boleta o Factura.
4. 4 Registra el pago en "Pagos". Al cubrir el total, la factura pasa a "Pagada".

Citas

El módulo central del día a día. Cada cita vincula un paciente con un odontólogo en una fecha/hora validada contra su horario de disponibilidad.

Paso a paso · Agendar una cita

1. 1 Entra a Citas y haz clic en "Nueva Cita" (el botón está deshabilitado si aún no tienes un odontólogo activo o un paciente registrado).
2. 2 Selecciona "Paciente" y "Odontólogo".
3. 3 Elige "Fecha", "Hora Inicio" y "Hora Fin". El sistema verifica la disponibilidad del odontólogo antes de guardar.
4. 4 Deja el "Estado" en "Programada" (por defecto) o cámbialo, y agrega "Motivo" y "Observaciones" si quieres.
5. 5 Guarda. La cita aparece en la lista y en el Calendario.
6. 6 Desde la cita puedes abrir "Tratamientos" (para el desglose en la factura), "Recordatorio" (aviso por correo al paciente) o "Reprogramar".

Calendario

Vista visual de todas las citas de la clínica. Disponible en tres modos para adaptarse al ritmo del día (franja horaria de 8:00 a 20:00).

Paso a paso · Cambiar estado o reprogramar

1. 1 Abre el Calendario y elige la vista "Mes", "Semana" o "Día".
2. 2 Navega entre períodos con las flechas ‹ › o vuelve al presente con "Hoy".
3. 3 Haz clic en una cita para abrir el "Detalle de Cita" (paciente, odontólogo, horario, motivo).
4. 4 Cambia el "Estado:" en el selector y pulsa "Guardar Estado".
5. 5 Para moverla de fecha, usa "Reprogramar" e indica la "Nueva fecha:" y la "Hora:".
6. 6 Usa "Nueva Cita" para ir al módulo de Citas y agendar sin perder el contexto.

Historia clínica

Registro médico del paciente. Cada entrada captura la visita con campos estándar y campos personalizables.

Paso a paso · Registrar una historia

1. 1 Entra a Historias Clínicas en el menú lateral.
2. 2 Busca al paciente por DNI, nombre o número de historia y selecciónalo.
3. 3 Haz clic en Nueva entrada: se abre el formulario "Nueva Entrada al Historial".
4. 4 La Fecha ya viene puesta. Escribe la Descripción (obligatoria) con la consulta o el tratamiento.
5. 5 Opcional: completa los Datos de Salud y marca el Odontograma haciendo clic en los dientes.
6. 6 Haz clic en Guardar. La entrada queda registrada en el historial del paciente.
7. 7 Para adjuntar radiografías o PDF: abre la entrada que guardaste y usa la sección Archivos Adjuntos.
8. 8 Para el documento completo, usa Descargar historia clínica (PDF).

Planes de tratamiento

Para procedimientos que requieren múltiples citas (ortodoncia, implantes, cirugías en fases). Un plan agrupa todas las sesiones y lleva registro de avance.

Paso a paso

1. 1 Entra a Planes de Tratamiento y haz clic en "Nuevo Plan".
2. 2 Selecciona "Paciente" y "Tratamiento".
3. 3 Escribe el "Nombre del Plan" y la "Fecha de Inicio". Opcional: "Fecha Fin Estimada", "Descripción" y "Observaciones".
4. 4 Guarda el plan.
5. 5 Abre "Citas" dentro del plan y usa "Agregar" para asociar las sesiones (del mismo paciente) en orden.
6. 6 Marca cada sesión con "Marcar Completada" conforme avanzas.
7. 7 Usa "Presupuesto" para generar el PDF del plan y entregárselo al paciente.

Prescripciones

Recetas médicas digitales vinculadas al paciente (y opcionalmente a una cita). Permiten registrar varios medicamentos con dosis, frecuencia y duración.

Paso a paso

1. 1 Entra a Prescripciones. El botón "Nueva Prescripción" se habilita al seleccionar un paciente en el filtro "Paciente".
2. 2 Elige el "Odontólogo" responsable, la "Fecha" y —opcional— la "Cita" y la "Fecha de Vencimiento".
3. 3 En "Medicamentos" agrega cada fármaco con "Nombre", "Dosis", "Frecuencia" y "Duración" usando "Agregar Medicamento".
4. 4 Escribe las "Instrucciones Generales" si aplican.
5. 5 Guarda y usa "Imprimir" para entregarle el PDF al paciente.

Facturación

Emite boletas o facturas, registra pagos parciales o totales y lleva el estado de cada comprobante.

Paso a paso · Emitir y cobrar

1. 1 Entra a Facturación. Usa "Nueva Factura" (o "Desde Cita" para jalar automáticamente los datos de una atención).
2. 2 Elige el "Tipo de comprobante": Boleta (serie B001) o Factura (serie F001).
3. 3 Selecciona el "Paciente". Si es Factura, completa "RUC del cliente" y "Razón social"; si es Boleta, el "DNI del cliente (opcional)".
4. 4 Indica la "Fecha" y, si tienes un cupón, pulsa "Validar".
5. 5 Ingresa el "Subtotal" (mayor a 0), el "Descuento" y el "IGV" (o marca "Auto 18%" para calcularlo).
6. 6 Haz clic en "Crear Factura" / "Crear Boleta".
7. 7 Para cobrar, abre "Pagos" en la fila: verás Total, Pagado y Pendiente. Agrega el "Monto", el "Método de Pago" y la "Fecha", luego "Agregar Pago".
8. 8 Cuando el pago cubre el total, la factura pasa a "Pagada".

Almacén e inventario

Controla el stock de insumos y materiales de la clínica. Registra entradas, salidas y ajustes con historial de movimientos.

Paso a paso · Registrar un movimiento

1. 1 Entra a Almacén y crea insumos con "Nuevo Producto" ("Nombre", "Stock", "Stock Mínimo", "Precio", "Descripción").
2. 2 En la fila del producto abre "Movimientos".
3. 3 Elige el "Tipo" (Entrada, Salida o Ajuste) y la "Cantidad" (mínimo 1), con su "Motivo".
4. 4 Haz clic en "Agregar Movimiento". El stock se actualiza al instante.

Reportes

Analítica de la clínica con filtro por rango de fechas. Todos los datos son reales — sin simulaciones.

Paso a paso

1. 1 Entra a Reportes.
2. 2 Define el rango con "Fecha Inicio" y "Fecha Fin", o usa los atajos "Este Mes" / "Mes Anterior".
3. 3 Revisa los indicadores (Ingresos Totales, Facturas, Citas, Promedio Factura) y las tablas de detalle.
4. 4 Usa "Exportar Reporte" para descargar todo a Excel.

Dashboard

La pantalla de inicio. Un vistazo rápido al día: lo que tienes agendado, cuánto has facturado y qué necesita tu atención.

Recordatorios

Una bandeja dentro del sistema para no perder de vista lo importante: citas próximas, avisos y tareas pendientes.

Paso a paso

1. 1 Entra a Recordatorios desde el menú Principal.
2. 2 Usa "Auto-generar" para que el sistema cree recordatorios de las citas próximas, o "Nuevo" para crear uno manual.
3. 3 Cambia entre las pestañas "Pendientes", "Todos" y "Vistos".
4. 4 Marca cada recordatorio como "Visto" cuando lo atiendas, o elimínalo.

Preguntas frecuentes

Dudas comunes sobre el funcionamiento del sistema.