OdontoSoft
OdontoSoft Software para clínicas dentales
Documentación

Cómo funciona OdontoSoft

Guía completa del flujo clínico, módulos del sistema y primeros pasos para que tu clínica esté operativa en minutos.

Primeros pasos

Configura tu clínica en 6 pasos para empezar a operar. Cada paso desbloquea el siguiente.

1

Configura tu clínica

Configuración

Ve a Configuración e ingresa el nombre de la clínica, RUC, dirección y moneda. Estos datos aparecen en tus boletas y facturas.

2

Registra un odontólogo

Odontólogos

En Odontólogos agrega al menos un profesional con su nombre, matrícula y especialidad. Sin esto, no es posible agendar citas.

3

Define los horarios

Horarios

En Horarios selecciona el odontólogo y agrega los días y rangos horarios en que atiende. Esto controla la disponibilidad al agendar.

4

Registra tu primer paciente

Pacientes

En Pacientes crea el perfil del paciente con nombre, DNI y teléfono. Puedes agregar campos personalizados desde Configuración.

5

Crea tu catálogo de tratamientos

Tratamientos

En Tratamientos define los procedimientos que ofreces (extracción, limpieza, ortodoncia…) con código y precio base.

6

Agenda tu primera cita

Citas

Ya tienes todo listo. En Citas selecciona el paciente, odontólogo, fecha y hora. El sistema verifica disponibilidad automáticamente.

Flujo clínico

Así se conectan los módulos desde que se agenda una cita hasta que se cobra y se registra en la historia clínica.

flowchart TD
    A([🏥 Configurar clínica]) --> B([👨‍⚕️ Registrar odontólogo])
    B --> C([🗓️ Definir horarios])
    C --> D([👤 Registrar paciente])
    D --> E([📅 Agendar cita])

    E --> CAL[📆 Calendario\nVista mes · semana · día]
    E --> F[Día de la cita]
    F --> G[Marcar estado\nEn proceso · Completada]

    G --> H[Historia clínica\nSignos vitales · Diagnóstico]
    G --> I[Tratamientos de la cita\nExtracción · limpieza · ortodoncia…]

    H --> J[💊 Prescripción\nOpcional]

    I --> K{¿Necesita\nmás sesiones?}
    K -- Sí --> L[📁 Plan de tratamiento\nMulti-sesión]
    L --> E
    K -- No --> M[🧾 Emitir boleta o factura\nDetalle por tratamiento]

    M --> N[💰 Registrar pago\nEfectivo · Tarjeta · Yape / Plin]
    N --> O([✅ Atención completada])
    N --> REP[📊 Reportes\nIngresos · Tratamientos · Citas]

    style A fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a
    style B fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a
    style C fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a
    style D fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a
    style E fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a
    style CAL fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed,color:#3b0764
    style O fill:#f0fdf4,stroke:#16a34a,color:#14532d
    style L fill:#fefce8,stroke:#ca8a04,color:#713f12
    style M fill:#f0fdf4,stroke:#16a34a,color:#14532d
    style N fill:#f0fdf4,stroke:#16a34a,color:#14532d
    style REP fill:#fdf4ff,stroke:#a21caf,color:#4a044e
              
Configuración inicial

Los pasos en azul se hacen una sola vez al comenzar.

Plan de tratamiento

Si el procedimiento requiere múltiples citas (ortodoncia, implantes), se crea un plan que agrupa todas las sesiones.

Cobro y cierre

La factura puede crearse directamente desde la cita completada o de forma independiente.

Citas

El módulo central de la clínica. Cada cita vincula un paciente con un odontólogo en una fecha/hora validada contra su horario de disponibilidad.

Estado Qué significa
Programada Recién agendada, pendiente de confirmar.
Confirmada El paciente confirmó su asistencia.
En proceso El paciente está siendo atendido.
Completada Atención finalizada. Ya puede facturarse.
Cancelada Cita no realizada.

Tratamientos por cita

Cada cita puede tener uno o más tratamientos del catálogo. Esto permite que la factura generada desde esa cita muestre un desglose línea a línea en el PDF.

  1. 1 Abre la cita y haz clic en el botón "Tratamientos".
  2. 2 Selecciona el tratamiento del catálogo — el precio se llena automáticamente.
  3. 3 Ajusta cantidad y precio si aplica, y agrega.
  4. 4 Al emitir la factura desde esa cita, el PDF mostrará cada tratamiento como línea separada.
Requisito: Para agendar una cita necesitas al menos un odontólogo activo, sus horarios definidos y un paciente registrado. El sistema bloquea el botón si falta algo.

Historia clínica

Registro médico del paciente. Cada entrada captura la visita con campos estándar y campos personalizables.

Campos estándar

  • Peso y edad
  • Presión arterial y pulso
  • Temperatura
  • Alergias
  • Motivo de consulta
  • Diagnóstico
  • Tratamiento realizado
  • Observaciones

Funciones adicionales

  • Odontograma interactivo
  • Campos personalizados (desde Configuración)
  • Adjuntar archivos (radiografías, imágenes)
  • Historial cronológico por paciente
  • Impresión en PDF

Planes de tratamiento

Para procedimientos que requieren múltiples citas (ortodoncia, implantes, cirugías en fases). Un plan agrupa todas las sesiones y lleva registro de avance.

  1. 1 Crear el plan: nombre, tratamiento base, fechas estimadas.
  2. 2 Asociar citas al plan en orden (sesión 1, sesión 2…).
  3. 3 Marcar cada cita como completada conforme se avanza.
  4. 4 El plan se cierra automáticamente cuando todas las citas están completadas.

Prescripciones

Recetas médicas digitales vinculadas al paciente (y opcionalmente a una cita). Permiten registrar varios medicamentos con dosis, frecuencia y duración.

Cada prescripción incluye: odontólogo responsable, fecha, fecha de vencimiento, listado de medicamentos y observaciones generales. Se puede imprimir en PDF para entregársela al paciente.

Facturación

Emite boletas o facturas, registra pagos parciales o totales y lleva el estado de cada comprobante.

Tipos de comprobante

  • Boleta de venta — Clientes con DNI. Incluye IGV incorporado.
  • Factura — Empresas con RUC y razón social. Detalle de impuesto separado.

Métodos de pago soportados

  • Efectivo
  • Tarjeta débito/crédito
  • Yape / Plin
  • Transferencia bancaria
  • Otro (configurable)

Ciclo de vida de una factura

PendientePagada/ Cancelada

Puedes registrar pagos parciales. La factura pasa a "Pagada" cuando el monto total está cubierto.

Tip: Usa "Crear desde cita" para que la factura jale automáticamente los datos del paciente (DNI, nombre), la fecha de la atención y los tratamientos realizados como líneas desglosadas en el PDF.
Datos de la clínica en el PDF: El nombre de la clínica, RUC y dirección que configuras en Configuración aparecen automáticamente en el encabezado de cada boleta y factura impresa.

Calendario

Vista visual de todas las citas de la clínica. Disponible en tres modos para adaptarse al ritmo del día.

📅

Vista Mes

Panorama mensual. Muestra hasta 3 citas por día con color según estado. Ideal para planificar disponibilidad.

📆

Vista Semana

Grilla horaria de 8:00 a 20:00 con 7 columnas (una por día). Cada cita aparece en su franja exacta.

🕐

Vista Día

Detalle hora a hora de un día seleccionado. Muestra odontólogo y rango completo de cada cita.

Acciones desde el calendario

  • Haz clic en cualquier cita para ver sus detalles completos (paciente, odontólogo, horario, motivo).
  • Cambia el estado de la cita directamente desde el modal de detalle sin salir del calendario.
  • Usa "Nueva Cita" para ir al módulo de Citas y agendar sin perder el contexto.
  • Navega entre períodos con las flechas o vuelve al día actual con el botón "Hoy".

Almacén e inventario

Controla el stock de insumos y materiales de la clínica. Registra entradas, salidas y ajustes con historial de movimientos.

📦

Entrada

Compra o reposición de insumos. Aumenta el stock del producto.

📤

Salida

Consumo de material. Disminuye el stock. Registras el motivo.

⚖️

Ajuste

Corrección manual cuando el conteo físico difiere del sistema.

Alerta de stock bajo: Cada producto tiene un stock mínimo configurable. Cuando el stock actual cae por debajo, aparece una alerta en el Dashboard y en el módulo de Almacén.
Trazabilidad: Cada movimiento de inventario registra automáticamente el nombre del usuario que lo realizó, dejando un historial auditable de quién hizo cada entrada, salida o ajuste.

Reportes

Analítica de la clínica con filtro por rango de fechas. Todos los datos son reales — sin simulaciones.

💰
Ingresos totales

Suma de facturas pagadas en el período.

🧾
Facturas

Conteo de emitidas, pagadas y pendientes.

📅
Citas

Total, completadas y canceladas.

📈
Promedio factura

Ticket promedio del período seleccionado.

Ingresos por mes

Gráfica de barras con los últimos 6 meses. Útil para detectar estacionalidad y meses de baja demanda.

Tratamientos más frecuentes

Tabla con los tratamientos más realizados en el período, con conteo real desde las citas atendidas y porcentaje sobre el total.

Filtros rápidos: Usa los botones "Este Mes" y "Mes Anterior" para comparar períodos sin escribir fechas manualmente. También puedes exportar el reporte completo a Excel.

Preguntas frecuentes

Dudas comunes sobre el funcionamiento del sistema.

¿Los datos de mis pacientes se van a la nube?

No. OdontoSoft es 100% local. Toda la información se guarda en tu propia computadora. No se envía nada a servidores externos.

¿Puedo usar la app en varias computadoras?

La licencia Esencial Local es para 1 PC. Si necesitas múltiples puestos, consulta el plan Enterprise por WhatsApp.

¿Cómo hago respaldo de mi información?

En el menú Backups puedes crear un archivo de respaldo manualmente en cualquier momento y restaurarlo si es necesario.

¿Las actualizaciones son automáticas?

Sí. La aplicación detecta nuevas versiones al iniciarse y se actualiza sin necesidad de desinstalar ni reinstalar.

¿Puedo recuperar mi contraseña si la olvido?

Sí. En la pantalla de inicio hay una opción "¿Olvidé mis datos". Verificas el nombre de tu clínica, el sistema muestra los usuarios registrados y puedes establecer una nueva contraseña.

¿El almacén descuenta stock automáticamente al usar tratamientos?

Aún no. Los movimientos de inventario se registran manualmente. Esta integración automática está en el roadmap.

¿Tienes otra pregunta?

Escríbenos por WhatsApp y te respondemos en el momento.

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